TUGA APLIKOM
TUGA APLIKOM
Jenis- Jenis Aplikasi
Otomatisasi Kantor
Anugerah bhayati
Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan
bagi pekerjaan perkantoran,dengan menggunakan teknologi komputernisasi dalam
perkantoran dalam hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih
mekanis dan menjadi lebih terstruktur.
Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor
tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat
dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-
aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat di gunakan.
1. Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi pengolah kata word processing adalah penggunaan
peralatan elektronik yang otomatis dapat
melakukan beberapa tugas sekaligus yang di perlukan untuk membuat dokumen
dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.
Word processing memberikan pemecahan masalah
dengan memberikan kemampuan kepada
manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk di berikan
kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat
elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugasbanyak tugas yang
di perlukan untuk menyiapakan
dokumen yang di ketik, di cetak, maupun di kirim menggunakan email.
Jenis aplikasi pengolah kata
yang sering di gunakan pada keseharian pembutan dokumen kantor adalah Ms.Word. namun aplikasi ini merupakan
plikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah angka yang di gunakan secara
grafis adalah Libre.
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik yang sering
di kenal dengan e-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan
menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Terdapat 2 jenis e-mail yang
sering di gunakan secara umum, dan kedua jenis e-mail tersebut dapat di gunakan
secara grafis, e-mail tersebut bereksensi @gmail di keluarkan oleh google, dan
@ymail yang di keluarkan oleh yahoo.
Silahkan baca kekurangan dan
kelebihan e-mail
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat
elektronik tetapi pesan di kirim dengan mengucapkannya dalam telephone.
Telephone juga di gunakan untuk mengambil pesan yang telah di kirimkan.
Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan
tersebut melalui telephone dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan
telephone untuk memanggil pesan yang telah di kirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer
dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian
mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika di panggil.
4. Kalender Elektronik
Kalender elektronik menggunakan
jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah di tetapkan
oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus antara aplikasi perkantoran
karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.
Cara kerja kalender elektronik
mirip seperti organizer . manajer atau sektretaris dapat memasukkan pertemuan- pertemuan, membuat perubahan dan
menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard.
5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)
Konfrensi audio adalah penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk komunikasi audio di antara orang- orang yang
tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon
konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih di gunakan. Konfrensi audio tidak
memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal
telepon dan handphone. keuntungan konfrensi audio adalah sebagai berikut:
·
Biaya peralatan yang di perlukan untuk konfrensi audio
tergolong standar
·
Orang- orang merasa nyaman berbicara di telepon
·
Konfrensi audio dapat di siapkan dalam waktu singkat
6. Konfrensi Video
Konfrensi video adalah penggunaan
peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar
secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat di lakukan oleh komputer
dengan biaya yang murah. Aplikasi yang di butuhkan untuk konfrensi video
menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah skype.
7. Faximile
Fax merupakan singkatan dari fax
transmission, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen
pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya.
Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota
tim lain dengan mudah, tanpa di batasi oleh letak goegrafis mereka.
Semua yang di fotocopy dapat di
transmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan di operasikan.
Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian
peralatan fax tidak sulit.
Baca juga cara menggunakan faximile
8.
Slide Presentase
Slide presentase adalah penggunaan komputer
untuk tujuan memberikan tampilan yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun
audio visual yang di tampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering di gunakan
untuk menampilkan slide presentase adalah Ms.
Power point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang
pegawai dala melakukan presentase.
9. Pencitraan (imaging)
Beberapa perusahaan memiliki
volume dokumen yang sangat besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file
agar informasi dapat di panggil atau di dapatkan kembali jika di perlukan.
Untuk mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat di gunakan
aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan
menggunakan scanner.
Dengan menggunakan scanner
maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpananyang cukup luas, dapat
di ganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner di hubungkan
dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang di letakkan pada mesin
tersebut kemudian memindai men-scan
nya lau merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu- waktu memerlukan dokumen
tersebut, pegawai dapat mencetaknya dengan menggunakan printer.
10. Aplikasi Pengolah Angka
Aplikasi pengolah angka
merupakan aplikasi yang paling sering di gunakan setelah aplikasi pengolah kata
pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam
membuat perhitungan- perhitungan keuangan denga mudah, sehingga meminimalkan
kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.
Aplikasi pengolah angka yang
paling banyak di gunakan adalah Ms. Excel
yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi
berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.
Home >> otomatisasi
perkantoran >> Jenis- Jenis Otomatisasi Kantor
